みなさんの会社や職場では、業務日報を書いていますか？
私の会社（前職）でも毎日、業務日報をメールで職場の上司や同僚に送るという慣習がありました。
でも、強制ではないため、書く人もいれば書かない人もいたり、
いつの間にか誰も書かなくなり、うやむやになっていったり、
あるとき上司が気づいて復活して、またやり出して・・・
という繰り返しです。
ミーティングでも説明しているのにやる必要があるのか。
全部書こうとすると時間がかかるし、それなりの分量になる。
忙しくて、そんな時間がない。さっさと帰りたい。
どうせ書いても誰も読んでいない。
結局、書くほうも面倒だし、読むほうも面倒。
そもそも業務日報は、日々の業務の進捗や問題などをきちんと吸い上げることが目的だと思います。
だから、やる意味はあるはずです。
問題はやり方ではないでしょうか。
(株)サトーという会社では、3行提報という制度があります。
これは、現場の社員の声を吸い上げて、経営に反映されるユニークな取り組みで、
毎日、すべての社員が3行(127文字)の提案を社長に向けて書いています。
ポイントは４つあります。
・たった3行という短い文章で済むこと
・社長から直接、返事が来るため刺激になる
・提案が採用されれば、実際に導入される
・出さない人に減点するのではなく、出す人に加点する
当初は、提出率は高くなかったようですが、現在は100%だそうです。
そして、多くの社員が提案を送ることに面白さを感じているようです。
このような取り組みをそのまま採用することは、なかなか難しいかもしれませんが、
ちょっとした工夫で組織やチームが、ガラッと変わることがあります。
みなさんも「惰性でやっていることだけど、本当は意味のあること」に
ちょっと工夫をして、変化を起こしてみましょう。